每年這份千字報告都讓很多公司人頭疼。
徐蓁是中糧置地商管中心的推廣總監。除了負責大悅城品牌的整體推廣并管理各購物中心的項目推廣，她還要直接管理10名下屬。每到年終，徐蓁便會收到10份年終總結，這也是她對員工年終績效考核的一部分。
這份年終總結，也叫年終述職報告，對大多數公司人來說并不陌生，但每次到了要寫的時候，也總有點頭疼。一方面覺得它形式主義，一方面好像真的很難寫。
“公司設立年終總結的目的在于績效管理和強化上下層級的溝通，”美世咨詢（Mercer）大中華區合伙人孫力告訴《第一財經周刊》，“除了員工對一年工作的梳理，年終總結還作為公司HR進行年終績效的參考。同時在一些結構不夠扁平化的中國公司里，通過工作總結可以達到上下級直接溝通的目的。”
寶潔（中國）公司的年終總結按照部門進行，并針對產品線直接遞交全球的主管部門。優衣庫根據財年會進行兩次總結報告，包括雇員自評與對接管理者的評價，而門店員工每周還需要向店長進行一次總結。
徐蓁會通過面訪的形式對員工的年終總結進行反饋。作為一名中層管理者，這是她調動團隊相互進行業務溝通的一種方式。員工在這一年里做了什么，有哪些進步以及對失誤的思考是徐蓁希望在一份年終總結中看到的內容。“業績只是其中一個衡量，思維是否有提升，解決問題的能力是否更加成熟更重要。”她告訴《第一財經周刊》。
每年的例行總結也讓公司人產生了一些懈怠情緒。這并不難理解，在中國一些公司內部，由于管理架構復雜，年度總結通常不能夠向HR及直屬領導進行直接反饋，因此這種單向溝通的形式逐漸不被重視。
美國技術公司Adobe從2012年開始就對年終總結進行了改革，公司的一些管理者在那個時候也開始思考這種一年一次的總結制度能否帶來實際作用。Adobe將年度匯報的形式變成實時匯報，而上級管理者會在一年工作開始時與下屬分別設立工作任務及預期，并按照一定的間隔周期進行總結及反饋，例如1個月。
好好利用你的年終總結，它不僅是你對自己職場1年的梳理，也是你和管理者及HR“對話”的機會——能帶給他們很多有用信息。
一份能夠起到溝通和梳理作用的年終總結通常包括了對全年工作的闡述、工作效果的呈現及思考，以及對來年工作的計劃。每一部分也都有HR和管理者側重希望知道的內容。記者通過采訪，試圖幫助你解決“年終總結到底怎么寫”的困惑。
A 年終總結可以分為哪幾部分？
萬寶盛華集團（中國）人力資源及市場總監彭春莉曾在幾家不同行業的大公司擔任過HR。她發現不同行業及職能崗位的年終總結內容上也會有所不同。
譬如消費品行業里銷售崗位的公司人，他們的年終總結中多會出現各種量化指標，通過銷售業績的完成情況來評估這一年的工作；對于技術或制造業的公司，和產品技術相關的公司人則可以將不同項目的實施情況作為描述主體。
一份具有通用性的年終總結大致由4個部分組成：對全年工作不帶任何評價色彩的概述、對工作效果及得失好壞的分析、針對現存問題的改進以及來年工作計劃。
這實際上也回答了“一年當中我干了什么？”“我干得怎么樣？”“我做得不夠好是為什么，然后怎么辦？”以及“來年我還要做什么？”這幾個問題。你也可以將它們通過自問自答的方式做全年梳理。
很多員工的總結會受到近期信息效應的影響，往往對近期工作如第三四季度的業績及工作有更深的印象。前兩個季度就會被淡忘。“孫力提醒，”年終總結這4個部分中，每一個部分都應該是針對全年進行闡述。而日常工作時，如果有工作記錄的習慣，在年終時進行回顧，能更好地避免這種時間上的不平衡。“
B HR和直屬管理者希望看到哪些內容？
“年終總結能體現出公司人這一年工作的價值。”徐蓁說，因此她會重點通過關注員工對工作的評價及對問題的思考來判斷他們的價值。她也將這些內容作為對下屬年終績效考評的一個參考，比重約占到總體考核內容的40%左右。
玫琳凱（中國）化妝品有限公司高級人力資源總監袁純的關注點與徐蓁相似。“雇員工作結果的回顧，對公司產生了什么樣的貢獻，及現在需要提升自己哪些方面的能力。”這是她會在一份年終總結中會重點抓取的信息。
“我同樣希望能看到員工的業績表現，這是他們在這個過程中學習能力及解決問題能力的體現。”彭春莉對《第一財經周刊》說。
所以“你干得怎么樣？”和“你做得不夠好是為什么，然后怎么辦？”是HR和管理者在每個員工的年終總結里最想要看到的內容。孫力建議，從總結報告的內容比重上來說，這兩部分的內容可以各占35%。
回顧自己這一年的工作成果時要盡量客觀。“無論HR或是管理者，都想要員工能夠相對客觀，”孫力說，“如果能對自己的不足進行客觀闡述，能給管理者一個更好的印象。相反，避重就輕，寫一些無關痛癢的東西則會被認為在逃避。”
管理者重視員工對自己工作及問題的分析總結的原因則在于，他們希望從中獲取到對于團隊管理有所幫助的信息。“管理者都希望獲得一些有復制性可以傳播的工作案例，去幫助自己管理團隊。”徐蓁說。她就是通過對下屬的年終總結進行梳理后，發現購物中心的客群總量、客單價和競品分析及跟蹤是提高業績的重要因素，這些因素起著不同的作用，對整個團隊的工作方式都會有正面幫助。
如何讓自己的年終總結被管理者或HR記住是個難題，畢竟每到這個時候，他們都要面對幾十甚至上百份千字報告。這其中有一些可總結的技巧，比如把主要內容提煉成小標題，加入一些可視性更強的圖表，用數字而不是文字來顯示自己的工作成果，創意性職能崗位的公司人還可以改變報告的文體、加入一些個性化的表述方式……這些做法都可以讓你的年終總結變得更加突出。
C 以下三種常見情況的做法
這一年表現不錯，我該怎么突出自己？
這是最好的一種情況，坦白說，對于業績和表現比較突出的人來說，即便你不夸自己，領導也能看到你的成績，所以這種情況下，如何客觀地向領導展示你的具體工作成果、加深印象，是你應該在報告中展現的。
用數據和具體案例來闡述是一個不錯的做法。比如銷售類職位可以偏重業績指標的達成率，市場推廣類的職位則可以展現用戶或客戶的增長率、和競品的比較等—不同行業及職能崗位會有所差異，但數字和案例是最具說服力的內容。
另一個不錯的參考因素是來自客戶或其他部門的反饋及滿意度，這對于往往沒法通過業績指標來衡量工作量的支持型及服務型崗位的公司人比較有效。這種“他人視角”的總結方式也可以通過上級主管、部門同事對你的評價獲得。總之得跳出自己對自我的認知。
“同時還應該站在一個團隊的立場上去思考自己取得的成績。”彭春莉說，“要意識到這些成績是在團隊支持和公司資源的基礎上得到的，如果在團隊合作方面能有相應呈現的話，也會更加客觀。”
這一年我有一些明顯的工作缺失，該回避嗎？
“自己的努力還不夠，學習意識還需要提高。”這是孫力在年終總結中經常看到的句子。這些總結往往通篇列舉了自己的工作成績，但對問題及造成問題的原因卻只有一些無關痛癢的表述。
他能理解這種現象為什么會出現在個人總結里。“一些員工會認為HR或者上級看到自己的問題和不足會抓住不放，但如果是氛圍相對開放、結構扁平的公司，其實不會出現這樣的情況。”
雖然沒有一個可以量化的標準規定功過得失在一篇年終總結中的分配，但工作中的問題和自己的不足往往都是HR和管理者在意的內容。
徐蓁在負責朝陽大悅城項目時，自己團隊面臨的一個問題是顧客反映在一個樓層內找到目標店鋪的位置會比較麻煩。在當年的員工總結里，不少人都提到了這個問題，他們的分析是團隊在導引圖的呈現方式及動線的設計上有一些疏漏，不夠直觀。第二年員工便在購物中心的動線上增加了不少前方店鋪的指示牌，這讓新一年的顧客滿意度得到了提升。
正確看待自己工作上的不足、發現問題，并通過具體工作方式及做法去呈現解決問題的方法，讓領導了解你正在努力嘗試處理好問題，而不是一筆帶過。
另外，當你發現造成一些問題的原因并不完全來自于個人時，也可以在年終總結中提出來。“如果是內部流程或溝通上面出現了錯誤，而員工也意識到問題，這會是個好現象。可以幫助管理者改進績效方式及流程優化。”袁純說。
這一年我表現平平，該怎么寫？
通常在生產和后臺支持型職能崗位會出現工作1年之后，發現沒有可量化數據及成果的尷尬，于是在年終總結上呈現的內容也就變得平淡空泛。這多少是出于崗位內容標準化或服務支持性更強的原因。
“這些員工在進行年度終結時，重要的還是進行職位的清晰定位，”孫力說，“弄清楚自己的工作本質是做哪些事情，這些事情實際上就是你的工作指標，雖然難以量化，但是把自己的職能通過不同的小點列出來，再評判自己是否履行好。沒有出現失誤，本身就是不錯的成績。”
而來自其他被支持和服務部門同事的滿意度及反饋，也是可以作為衡量自己工作成效的一個維度。
D 好好利用你的年終總結
在一個有效的反饋體系里，年終總結需要管理者和HR進行反饋及溝通。一些公司通常會在之后進行一對一的面談。這實際上也讓員工更重視年終總結這一形式，“如果直線上司和HR都沒有任何反饋，就無法形成互動，這個部分存在的價值也就失去了一半。”彭春莉說。在結構龐雜的公司里，這也會是一個比較難得的溝通機會。
即便你的公司沒有進行這種交流安排，但你所寫的內容也會成為管理者和HR來年調整管理方向的參考。比如對自己缺失能力方面的闡述，會被HR作為下一年是否有必要提高這塊的培訓內容的參考。如果希望獲得團隊或管理者在某一方面的資源支持，也可以在年終總結中體現—可以說，年終總結既是對自己1年工作的梳理，也是對公司管理的意見反饋。
